Com configurar un xatbot de WhatsApp per al teu negoci en 5 passos

Si estàs pensant a configurar un xatbot de WhatsApp per gestionar les reserves del teu negoci, probablement et preguntes si el procés és gaire complicat. La resposta curta: menys del que t’imagines, sobretot si treballes amb un proveïdor especialitzat.

En aquest article t’expliquem els 5 passos del procés real, sense ometre els detalls que importen i sense exagerar-ne la complexitat. Quan l’acabis, tindràs una idea clara del que implica cada pas i de quant temps necessites per tenir el xatbot en funcionament.

Abans de començar: què necessites

Abans d’entrar en els passos, hi ha tres requisits previs que has de complir:

Un número de telèfon dedicat al negoci. No pot ser el teu número personal. Pot ser un número de mòbil nou o una línia fixa. L’important és que sigui exclusiu per al xatbot (un cop connectat a l’API, aquest número no es podrà fer servir a l’aplicació de WhatsApp normal).

Una empresa o un autònom registrat. Meta requereix verificar que el negoci existeix. Per fer-ho necessitaràs un NIF/CIF i, en molts casos, un document que acrediti l’activitat (certificat de l’IAE, escriptures, etc.).

Un proveïdor de programari per al xatbot. L’API de WhatsApp no fa res per si sola: necessites un programari que la faci servir per crear els fluxos de conversa, gestionar el calendari i administrar les reserves. Aquest és el servei que ofereix Agendio als negocis d’oci.

Si tens aquests tres elements, ja pots començar.

Pas 1: Tria el proveïdor adequat per al teu tipus de negoci

Aquest és el pas més important, tot i que de vegades les guies genèriques l’ometen. No tots els proveïdors de xatbots de WhatsApp estan dissenyats per al mateix tipus de negoci.

Hi ha proveïdors generalistes (dissenyats per al comerç electrònic, l’atenció al client o el màrqueting) i proveïdors especialitzats (dissenyats per a reserves, per a sectors específics, etc.). Per a un parc infantil, una sala d’aniversaris o un espai d’oci, necessites un proveïdor que entengui la lògica de les reserves per sessions: franges horàries, aforament, diferents tipus de reserva, gestió de documentació i, si és possible, control d’accés.

Preguntes clau que has de fer a qualsevol proveïdor:

• El bot pot verificar la disponibilitat en temps real abans d’oferir opcions al client?
• El bot pot gestionar diferents tipus de reserva (aniversari, sessió de joc lliure, lloguer complet)?
• Pot sol·licitar i arxivar documentació vinculada a cada reserva?
• S’integra amb el control d’accés automàtic?
• Què passa si el bot no entén un missatge del client?

Les respostes a aquestes preguntes et diran ràpidament si el proveïdor ha pensat en el teu cas d’ús.

Parla amb l’equip d’Agendio i pregunta el que necessitis →

Pas 2: Facilita la informació del teu negoci

Un cop triat el proveïdor, el pas següent és donar-li tota la informació que el xatbot necessita per funcionar correctament. Aquest pas acostuma a fer-se en una o dues reunions i és el que requereix més temps per part teva.

Informació bàsica del negoci:

• Nom, adreça, telèfon, correu electrònic
• Horaris d’obertura i disponibilitat per a reserves
• Dies festius o tancaments especials

Tipus de reserva disponibles:

• Què pot reservar el client? (aniversari, sessió de joc, lloguer de la sala sencera…)
• Durada de cada tipus de reserva
• Aforament màxim per franja
• Preu de cada opció

Regles i condicions:

• Política de cancel·lació i modificació
• Dipòsit o pagament anticipat (si escau)
• Normativa d’ús de la instal·lació
• Documentació requerida (contractes, formularis d’al·lèrgens, etc.)

Preguntes freqüents:

• Què pregunten habitualment els teus clients? El bot les ha de poder respondre
• Quines situacions especials es repeteixen sovint?

Com més informació facilitis en aquest pas, més autònom serà el bot i menys intervenció manual necessitaràs.

Pas 3: Verificació del número davant de Meta

Aquest pas és tècnic, però el proveïdor el gestiona per tu. El que sí que has de fer és superar el procés de verificació d’empresa que Meta requereix.

El procés de verificació consisteix a demostrar a Meta que el número de telèfon pertany a una empresa legítima. Normalment implica:

1. Accedir al Meta Business Manager (el proveïdor et guiarà)
2. Verificar el domini del teu correu electrònic d’empresa (si en tens un)
3. Facilitar documentació bàsica del negoci

El procés triga entre 2 i 5 dies feiners. En alguns casos pot ser més ràpid; en d’altres, pot requerir documentació addicional.

Un cop verificat, el número queda connectat a l’API i el proveïdor hi pot configurar el xatbot.

Nota important: si ja fas servir aquest número a l’aplicació de WhatsApp Business, l’hauràs de desvincular abans de connectar-lo a l’API. Això vol dir que durant el procés de migració hi haurà un període en què el número no estarà operatiu a WhatsApp. El proveïdor t’indicarà la franja de temps exacta.

Pas 4: Disseny i prova dels fluxos de conversa

Aquest és el pas en què el xatbot cobra vida. L’equip tècnic del proveïdor dissenya els fluxos de conversa a partir de la informació que vas facilitar en el pas 2.

Un flux de conversa és la seqüència de missatges i interaccions que el bot gestiona per completar una tasca. Per exemple, el flux de «reserva d’aniversari» podria ser així:

Client: «Hola, vull reservar la sala per a l’aniversari del meu fill»
Bot: «Hola! Perfecte, t’ajudo. Per a quin dia ho tens pensat?»
Client: «El 15 de maig»
Bot: «El 15 de maig tenim disponibles les franges d’11:00-13:00 i 17:00-19:00. Quina et va millor?»
Client: «La de la tarda»
Bot: «Genial. Quants nens hi assistiran, aproximadament?»
...i així fins a completar la reserva

El proveïdor dissenyarà els fluxos per als escenaris més habituals del teu negoci i per als casos excepcionals més freqüents. També configurarà què cal fer quan el bot no entén un missatge (transferir la conversa a una persona, demanar que el client la reformuli, etc.).

La fase de proves és crítica. Abans d’activar el bot, l’equip del proveïdor i tu l’heu de provar a fons: fer reserves de prova, intentar reservar franges ja ocupades, enviar missatges confusos, provar casos extrems. Cada problema que trobes en les proves és un problema que no trobarà el teu client.

Aquesta fase acostuma a durar entre 3 i 7 dies, segons la complexitat dels fluxos.

Vols veure com seria el flux per al teu negoci concret? Demana’ns una demo →

Pas 5: Activació, formació i posada en marxa

Un cop acabades les proves, arriba el moment d’activar el sistema. Aquest pas inclou:

Activació del bot: el sistema es connecta al número de producció i comença a atendre missatges reals de clients.

Formació en el tauler d’administració: el proveïdor t’ensenya a fer servir el tauler on podràs veure el calendari, gestionar reserves manualment quan calgui, consultar estadístiques i actualitzar la informació del bot.

Període de supervisió inicial: els primers dies és recomanable revisar les converses del bot per assegurar-te que tot funciona com esperaves i corregir qualsevol resposta que no sigui òptima.

Procés de comentaris i ajustos: la majoria de proveïdors ofereixen un període d’ajustos després del llançament en què pots sol·licitar millores en els fluxos segons el que vagis observant en converses reals.

Quant temps triga tot el procés?

En condicions normals, el temps que passa des del primer contacte amb el proveïdor fins que el sistema funciona en producció és d’1 a 3 setmanes.

El factor que més varia és la verificació de Meta (pas 3), que pot trigar des de 2 dies fins a una setmana. La resta del procés és força previsible.

Què cal fer si el bot no pot respondre una pregunta

Una preocupació legítima de molts propietaris és: «què passa si el client pregunta alguna cosa que el bot no sap respondre?».

Els sistemes ben configurats tenen respostes per a això. Les opcions més habituals són:

• El bot reconeix que no pot resoldre la consulta i ofereix un número de telèfon o una adreça electrònica perquè el client contacti amb una persona
• El bot escala la conversa a un agent humà dins del mateix tauler de gestió
• El bot registra la consulta i avisa el propietari perquè l’atengui manualment

L’objectiu no és que el bot ho sàpiga tot, sinó que gestioni el 80-90 % de les interaccions de manera autònoma i derivi la resta amb elegància.

Costos que cal tenir en compte

A més del cost del proveïdor de programari, hi ha dos costos addicionals que cal considerar:

Cost de l’API de WhatsApp (Meta): Meta cobra per converses. Les converses iniciades pel client (el cas habitual en les reserves) són gratuïtes durant les primeres 24 hores del fil. Les converses iniciades per l’empresa (enviament de recordatoris, confirmacions proactives) tenen un cost variable segons el país. Per a la majoria de negocis d’oci d’Espanya, el cost mensual de l’API és inferior a 30-50 euros.

Número de telèfon dedicat: si encara no tens un número d’empresa, hauràs de contractar una línia. El cost és el de qualsevol targeta SIM d’empresa, des d’uns quants euros al mes.

Conclusió: més senzill del que sembla

Configurar un xatbot de WhatsApp per al teu negoci ja no requereix coneixements tècnics ni grans inversions. Amb el proveïdor adequat, el procés està guiat pas a pas i en menys de tres setmanes pots tenir un sistema que gestiona les teves reserves de manera autònoma, 24 hores al dia, 7 dies a la setmana.

Si tens un parc infantil, una sala d’aniversaris o un espai d’oci similar, també pots llegir com funciona l’automatització de reserves pas a pas per entendre el resultat final del procés.

---

Ja estàs a punt per configurar el teu xatbot? Escriu-nos a hola@agendio.es i comencem aquesta setmana.