Como configurar un chatbot de WhatsApp para o teu negocio en 5 pasos

Se estás pensando en configurar un chatbot de WhatsApp para xestionar as reservas do teu negocio, seguramente estás a preguntarte ata que punto é complicado o proceso. A resposta curta: menos do que imaxinas, especialmente se traballas cun provedor especializado.

Neste artigo explicámosche os 5 pasos do proceso real, sen omitir os detalles que importan e sen esaxerar a complexidade. Cando o remates, terás unha imaxe clara do que implica cada paso e de canto tempo necesitas para ter o chatbot funcionando.

Antes de comezar: que necesitas

Antes de entrar nos pasos, hai tres requisitos previos que tes que cumprir:

Un número de teléfono dedicado ao negocio. Non pode ser o teu número persoal. Pode ser un número de móbil novo ou unha liña fixa. O importante é que sexa exclusivo para o chatbot (unha vez conectado á API, ese número non se poderá usar na aplicación de WhatsApp normal).

Unha empresa ou un autónomo rexistrado. Meta require verificar que o negocio existe. Para iso necesitarás un NIF/CIF e, en moitos casos, un documento que acredite a actividade (certificado do IAE, escrituras, etc.).

Un provedor de software para o chatbot. A API de WhatsApp non fai nada por si soa: necesitas un software que a use para crear os fluxos de conversa, xestionar o calendario e administrar as reservas. Este é o servizo que ofrece Agendio para os negocios de lecer.

Se tes estes tres elementos, estás listo para comezar.

Paso 1: Escolle o provedor axeitado para o teu tipo de negocio

Este é o paso máis importante, aínda que ás veces se omite nas guías xenéricas. Non todos os provedores de chatbots de WhatsApp están deseñados para o mesmo tipo de negocio.

Hai provedores xeneralistas (deseñados para comercio electrónico, atención ao cliente, márketing) e provedores especializados (deseñados para reservas, para sectores específicos, etc.). Para un parque infantil, un salón de aniversarios ou un espazo de lecer, necesitas un provedor que entenda a lóxica das reservas por sesións: franxas horarias, capacidades, tipos de reserva diferentes, xestión da documentación e, se é posible, control de acceso.

Preguntas clave que debes facerlle a calquera provedor:

• O bot pode verificar a dispoñibilidade en tempo real antes de ofrecerlle opcións ao cliente?
• O bot pode xestionar diferentes tipos de reserva (aniversario, sesión de xogo libre, aluguer completo)?
• Pode solicitar e arquivar a documentación vinculada a cada reserva?
• Intégrase con control de acceso automático?
• Que ocorre se o bot non entende unha mensaxe do cliente?

As respostas a estas preguntas diranche axiña se o provedor pensou no teu caso de uso.

Fala co equipo de Agendio e pregunta o que necesites →

Paso 2: Facilita a información do teu negocio

Unha vez escollido o provedor, o seguinte paso é darlle toda a información que o chatbot necesita para funcionar correctamente. Este paso adoita resolverse nunha ou dúas reunións e é o que máis tempo che require.

Información básica do negocio:

• Nome, enderezo, teléfono, correo electrónico
• Horarios de apertura e dispoñibilidade para reservas
• Días festivos ou peches especiais

Tipos de reserva dispoñibles:

• Que pode reservar o cliente? (aniversario, sesión de xogo, aluguer da sala completa…)
• Duración de cada tipo de reserva
• Capacidade máxima por franxa
• Prezo de cada opción

Regras e condicións:

• Política de cancelación e modificación
• Depósito ou pagamento anticipado (se procede)
• Normativa de uso da instalación
• Documentación requirida (contratos, formularios de alérxenos, etc.)

Preguntas frecuentes:

• Que preguntan habitualmente os teus clientes? O bot debe poder respondelas
• Que situacións especiais se dan con frecuencia?

Canta máis información facilites neste paso, máis autónomo será o bot e menos intervención manual necesitarás.

Paso 3: Verificación do número ante Meta

Este paso é técnico, pero o provedor xestiónao por ti. O que si tes que facer é pasar o proceso de verificación de empresa que Meta require.

O proceso de verificación consiste en demostrarlle a Meta que o número de teléfono pertence a unha empresa lexítima. Normalmente implica:

1. Acceder ao Meta Business Manager (o provedor guiarate)
2. Verificar o dominio do teu correo electrónico de empresa (se tes un)
3. Facilitar documentación básica do negocio

O proceso tarda entre 2 e 5 días hábiles. Nalgúns casos pode ser máis rápido; noutros pode requirir documentación adicional.

Unha vez verificado, o número queda conectado á API e o provedor pode configurar o chatbot sobre el.

Nota importante: se xa usas ese número na aplicación de WhatsApp Business, terás que desvinculalo antes de conectalo á API. Isto significa que durante o proceso de migración haberá un período no que o número non estará operativo en WhatsApp. O provedor indicarache a xanela de tempo exacta.

Paso 4: Deseño e proba dos fluxos de conversa

Este é o paso no que o chatbot cobra vida. O equipo técnico do provedor deseña os fluxos de conversa a partir da información que facilitaches no paso 2.

Un fluxo de conversa é a secuencia de mensaxes e interaccións que o bot xestiona para completar unha tarefa. Por exemplo, o fluxo de «reserva de aniversario» podería ser así:

Cliente: "Ola, quero reservar o salón para o aniversario do meu fillo"
Bot: "Ola! Perfecto, axúdoche. Para que data o tes pensado?"
Cliente: "Para o 15 de maio"
Bot: "O 15 de maio temos dispoñibles as franxas de 11:00-13:00 e 17:00-19:00. Cal che vai mellor?"
Cliente: "A da tarde"
Bot: "Xenial. Cantos nenos asistirán aproximadamente?"
...e así ata completar a reserva

O provedor deseñará os fluxos para os escenarios máis comúns no teu negocio e para os casos excepcionais máis frecuentes. Tamén configurará que facer cando o bot non entende unha mensaxe (transferir a unha persoa, pedir que a reformule, etc.).

A fase de probas é crítica. Antes de activar o bot, o equipo do provedor e ti debedes probalo a fondo: facer reservas de proba, intentar reservar franxas xa ocupadas, enviar mensaxes confusas, probar casos extremos. Cada problema que atopes nas probas é un problema que non atopará o teu cliente.

Esta fase adoita durar entre 3 e 7 días, dependendo da complexidade dos fluxos.

Queres ver como sería o fluxo para o teu negocio concreto? Pídenos unha demo →

Paso 5: Activación, formación e posta en marcha

Unha vez completadas as probas, chega o momento de activar o sistema. Este paso inclúe:

Activación do bot: o sistema conéctase ao número de produción e comeza a atender mensaxes reais de clientes.

Formación no panel de administración: o provedor ensínache a usar o panel onde poderás ver o calendario, xestionar reservas manualmente cando sexa necesario, consultar estatísticas e actualizar a información do bot.

Período de supervisión inicial: nos primeiros días é recomendable revisar as conversas do bot para asegurarte de que todo funciona como esperabas e corrixir calquera resposta que non sexa a óptima.

Proceso de feedback e axuste: a maioría dos provedores ofrecen un período de axuste posterior ao lanzamento no que podes solicitar melloras nos fluxos segundo o que vaias observando nas conversas reais.

Canto tempo leva todo o proceso?

En condicións normais, o tempo desde o primeiro contacto co provedor ata ter o sistema funcionando en produción é de 1 a 3 semanas.

O factor que máis varía é a verificación de Meta (paso 3), que pode tardar desde 2 días ata unha semana. O resto do proceso é bastante previsible.

Que facer se o bot non pode responder unha pregunta

Unha preocupación lexítima de moitos propietarios é: «que pasa se o cliente pregunta algo que o bot non sabe responder?».

Os sistemas ben configurados teñen respostas para isto. As opcións máis habituais son:

• O bot recoñece que non pode resolver a consulta e ofrece un número de teléfono ou un correo electrónico para falar cunha persoa
• O bot escala a conversa a un axente humano dentro do mesmo panel de xestión
• O bot rexistra a consulta e avisa o propietario para que a atenda manualmente

O obxectivo non é que o bot sexa omnisciente, senón que xestione o 80-90 % das interaccións de forma autónoma e derive o resto con elegancia.

Custos que debes ter en conta

Ademais do custo do provedor de software, hai dous custos adicionais que cómpre considerar:

Custo da API de WhatsApp (Meta): Meta cobra por conversas. As conversas iniciadas polo cliente (o caso habitual nas reservas) son gratuítas durante as primeiras 24 horas do fío. As conversas iniciadas pola empresa (envío de recordatorios, confirmacións proactivas) teñen un custo variable segundo o país. Para a maioría dos negocios de lecer en España, o custo mensual da API é inferior a 30-50 euros.

Número de teléfono dedicado: se aínda non tes un número de empresa, necesitarás contratar unha liña. O custo é o de calquera tarxeta SIM de empresa, desde uns poucos euros ao mes.

Conclusión: máis sinxelo do que parece

Configurar un chatbot de WhatsApp para o teu negocio xa non require coñecementos técnicos nin grandes investimentos. Co provedor axeitado, o proceso está guiado paso a paso e en menos de tres semanas podes ter un sistema que xestiona as túas reservas de forma autónoma, 24 horas ao día, 7 días á semana.

Se tes un parque infantil, un salón de aniversarios ou un espazo de lecer similar, tamén podes ler como funciona a automatización de reservas paso a paso para entender o resultado final do proceso.

---

Estás listo para configurar o teu chatbot? Escríbenos a hola@agendio.es e comezamos esta semana.